豪宅秘書工作內容大公開-做人比做事更重要 | 非營利組織網
2020年8月12日—我雖然只當過五個月的豪宅秘書但卻經歷了不少事,像是調過監視器、試了很多方法為了消除「高級地毯的污漬」,也曾刷過四個大垃圾桶,不是和很多人所想 ...
我在被復興資遣後當過快半年的豪宅秘書,身邊一直有朋友問我有關這工作的問題,就決定好好來寫一篇。因為我待的時間不算太長,所以有些資訊是我從網路上找後再整理,或是上班時聽保全們說得陳年往事。
雖然只待短短的五個月但卻經歷了不少事,像是調過監視器「還原真相」、試了很多方法為了消除宴會廳裡「高級地毯的污漬」、也曾經在垃圾場裡刷過四個大垃圾桶,還有住戶家淹水、抽水機又壞掉,只好拿臉盆徒手舀水等,不是和很多人所想的打扮得漂漂亮亮,幫住戶收收信、偶爾接待訪客泡泡咖啡,就輕鬆四萬薪水入袋,而且事情再難都可以想辦法解決,但「如何做人」和住戶建立好關係、和總幹事(主任)成為好搭檔、協助主任管理好保全才是能在這工作好好生存的關鍵因素。
管理員轉型,在家也享有飯店式服務社區秘書算是比較新興的職業,其實就是公寓大樓的管理員再轉型,興起的原因是越來越多的建設公司在推建案時,強調在社區也能享有「飯店式的服務管理」,或是物業公司及保全公司也標榜著推出的服務能讓住戶宛如擁有「全天候的生活管家」,為的就是要吸引比較講究生活品質的住戶,在社區的物業人員配置上,不僅聘任警衛和保全,還會要求要有「社區秘書」的服務人員。
有些社區規模比較大,還會按工作內容將社區秘書細分為「櫃檯秘書」、「行政秘書」、「會計秘書」,除了各司其職,主要的工作內容都是解決社區內各住戶大大小小生活起居的問題,不過大部分的社區都沒有大到有那麼多經費可以多請幾位秘書,所以常常一位社區秘書就必須負責訪客接待、社區行政以及處理社區財務等所有事情,除了這些,因為「服務住戶」的工作內容沒有很明確的定義,像是幫住戶跑郵局、拿送洗衣服、去超商取貨,這種比較屬於個人非社區的服務有時也不好拒絕,造成事情一多時真的滿忙的,但還好很少加班、工作時間算固定的朝九晚六。
社區秘書可細分為櫃檯、行政、會計秘書 *櫃台秘書(或稱接待秘書) :人員進出管制、收發信件、代收包裹、接待訪客/貴賓並引導至宴會廳、沖茶泡咖啡、代叫計程車
*行政秘書 :發布社區公告、寫工作日誌、參與管委會議以製作會議記錄...
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